Mies pitää kädessään virtuaalista palloa, jossa ihminen ja dataverkosto

Vi sätter informationen i arbete

Materialet på denna webbplats är en översättning av tietoosaava.fi.
Texterna är översatta från finska till svenska. En del bilder i materialet finns enbart på finska.

Ledning genom information

Verksamhetsmodell och processer för att dra nytta av information

Verksamhetsprocess för att dra nytta av information

Processer och metoder för att dra nytta av information: På vilket sätt diskuteras informationen, hur den används och hur man agerar baserat på den.

Raportoinnin vuosikello kertoo paitsi tiedon tuottajalle, mitä tietoa tulee jakaa milloinkin, mutta samalla myös tiedon hyödyntäjälle, mitä tietoa tulee hyödyntää milloinkin ja osana mitäkin prosessia Tietoon reagoinnin toimintamalli kertoo, kuka, milloin ja miten reagoi mihinkin tietoon Määritetään mittarin sallittu vaihteluväli Määritellään, miten reagoidaan, mikäli arvo ylittää/alittaa sallitun rajan (esim. Kerrotaan asiasta tietylle henkilölle, keskustellaan aiheen tiimoilta tehtävistä toimenpiteistä) Tiedon hyödyntämisen toimintamalli kertoo, miten tietoa hyödynnetään Kuka hyödyntää, mitä tietoa, milloin, kuinka paljon aikaa on käytettävissä sen hyödyntämiselle ja mikä on milloinkin tiedon hyödyntämisen tarkoitus Esim. Viikko tasolla tietoon on tarkoitus reagoida, ja läpikäyntiin varataan 30min aikaa, kun puolestaan kuukausitasolla pyritään parantamaan toimintaa, jolloin tiedon läpikäyntiin käytetään 1h aikaa ja keskustellaan toimenpiteistä

Läs mer om processerna för ledning genom information

Processen för att dela information

Processer och metoder för att dela information: Vilken information som rapporteras och delas, när och till vem samt hur och i vilka situationer

Läs mer om processerna för ledning genom information

Stödprocess för ledning genom information

Processer och metoder för att stödja ledning genom information: Ansvar och roller för ledning genom information är definierade och kända, samt vem man kan vända sig till om man behöver hjälp med ledning genom information.

Fördjupa dig i lednings- och förvaltningsmodellen för informationsledning

Ledningsstrukturer

Strategi

I moderna organisationer är ledning inte längre auktoritär toppstyrning, utan innefattar delat ledarskap, teamorganisationer och arbete i nätverk. Verktyg för ledningen är då en gemensamt delad vision, gemensamt formulerade mål samt organisationens strategi och tjänstelöften. Strategins uppgift är att definiera vad organisationen gör och vad den inte gör. Processen för att utforma en strategi börjar oftast med att klargöra organisationens syfte, värderingar och vision.

Läs mer om att leda yrkesutbildning

Verksamhets- och ledningssystem

Verksamhetssystemet är en beskrivning av organisationens gemensamma arbetssätt. Det inkluderar organisationens struktur, personal och kompetens, verksamhetsmodeller och processer, information och informationssystem, mätning och kvalitetsstyrning samt utveckling, dokument, modeller, instruktioner och verktyg. Verksamhetssystemet skapar för organisationen strategisk, operativ och stödjande samt utvecklande kapacitet för att agera ändamålsenligt för att genomföra tjänster och uppnå målen.

En pyramid som beskriver verksamhetssystemet

Grundmodell för organisationens verksamhet. En textversion finns bakom länken "Läs mera om att leda yrkesutbildning".

Läs mer om att leda yrkesutbildning

Verksamhetsprocesser

Processerna beskriver de aktiviteter genom vilka yrkesutbildningarrangörerna möjliggör genomförandet av sina tjänster.

Koulutuksen järjestäjän prosessit, resurssit ja kyvykkyydet. Tekstivastine löytyy linkin "Tutustu syvemmin koulutuksen järjestämisen prosesseihin"-linkin takaa.

Fördjupa dig i processerna för att arrangera utbildning

Bedömning av förändringseffekter

Det bör fastställas tydliga mål för verksamhetens mål, kvalitet och effekt. Resultaten bör följas upp och utvärderas i förhållande till de uppsatta målen så att resultaten utgör grunden för att fastställa nya mål och förbättra verksamheten.

Fördjupa dig i kvalitetsledning av yrkesutbildning

Arkitektur för att leda genom information

Informationsbehov

Det allmänna informationsbehovet inom ledningen är att få aktuell och relevant information som stöd för uppföljning, planering och beslutsfattande. I en informationsdriven organisation finns användarna av informationen på alla nivåer inom organisationen och i bästa fall även bland kunder och intressenter. Vid definiering av informationsbehoven måste man, förutom målgruppen, även beakta informationsbehoven som särskilt påverkar utformningen och presentationssätt av mätare och dess framställning. Definitionen av informationsbehov är alltid ämnesbunden och kräver en djup förståelse för innehållsområdet och dess fenomen, utöver kunskap om informationsledning.

Tietotarpeet-pyramidi, jonka tekijät pohjalta huipulle ovat seuraavat: suoritusporras, operatiivinen johto, taktinen johto, strateginen johto ja omistajat. Toisessa päässä on ulkoinen informaatio, jonka aikajänteet ovat reaaliaikainen, lyhyt tähtäys, keskipitkä tähtäys ja pitkä tähtäys. Toisessa päässä on sisäinen informaatio, jonka karkeustaso on yksityiskohtaisesta karkeaan.

Fördjupa dig i definitionen av informationsbehov

Läs mer om tjänstedesign av informationsprodukter och definition av rapporter

Indikatorer

Funktionella indikatorer är ett välbeprövat verktyg för att erhålla kompakt information. Dessutom stödjer och motiverar indikatorerna och de relaterade målen personalen att anstränga sig för att uppnå gemensamma mål som stöd för ledningen. Utbildningsarrangören bör beskriva hur verksamheten lyckas med hjälp av olika mätare och indikatorer. En del av indikatorerna tjänar organisationens egna behov och en del av indikatorinformationen måste rapporteras till myndigheter, intresse- och kundgrupper. Det är viktigt att indikatoruppsättningen är en balanserad helhet som utgår från målen.

Porraskaavio, jossa vaiheet: organisaation strategia ja visio > kriittiset menestystekijät > tuloskortti / tasapainoinen mittaristo > seuranta, oppiminen ja jatkuva parantaminen > strateginen onnistuminen. Kattona näille on strateginen keskustelu ja organisaation oppiminen, jossa olennaista on osallistaminen, viestintä ja sitouttaminen.

Fördjupa dig i kvalitetsledning av yrkesutbildning

Läs mer om att skapa mätare och indikatorer

Tillgänglighet av information

Tillgänglighet av information innebär att informationen är tillgänglig vid önskad tid för dem som behöver den. Denna tillgänglighet kan stödjas inte bara med tekniska medel utan också genom olika verksamhetsmodeller.

Att dra nytta av informationsprodukter

Den som använder informationen granskar och tolkar informationsprodukten, gör observationer, utvärderar resultaten och drar slutsatser från observationerna för att stödja beslutsfattandet.

Tiedon raportointi ja analysointi -kaavio. Tietojärjestelmä A (esim. talousjärjestelmä), Tietojärjestelmä B (esim. henkilöstöjärjestelmä) ja Tietojärjestelmä C (esim. tuotannonohjausjärjestelmä) johtavat kaikki Tietovarastoon (esim. tietoaltaat). Se johtaa tiedon yhdistämiseen, analysoimiseen, riippuvuuksien etsimiseen ja tiedon esittämiseen. Näiden kohteena on ihminen, joka lukee raportit ja yrittää ymmärtää sekä sen perusteella tehdä päätöksiä.

Läs mer om att presentera information och att dra slutsatser från data

Kultur och färdigheter för ledning genom information

Kultur

Kulturen för att leda genom information är en del av organisationskulturen. Det finns olika typer av informationskulturer (se bild). I en fungerande kultur för ledning genom information har organisationen och dess personal en gemensam vilja, önskan och entusiasm att låta informationen stödja beslutsfattande, ledning och verksamhet på ett bättre sätt. Dessutom uppmuntras i organisationen sökandet efter ny information för att utveckla verksamheten, ofta förs diskussioner öppet och gemensamt om den tillgängliga informationens betydelse, resultat och åtgärder samt om stöd med ledning genom information.

Erilaiset tietokulttuurit: Sisäisesti suuntautunut tiedon etsintä & tiedon arvot ja normit: jakaminen & proaktiivisuus: Suhdeperustainen: Tietokulttuuri kannustaa viestintää, osallisuutta ja sitoutuneisuutta. Sisäisesti suuntautunut tiedon etsintä & tiedon arvot ja normit: kontrolli ja yhtenäisyys: Sääntöjä noudattava: Tietokulttuuri korostaa kontrollia, ohjeiden noudattamista ja vastuullisuutta. Ulkoisesti suuntautunut tiedon etsintä & tiedon arvot ja normit: jakaminen & proaktiivisuus: Riskejä ottava: Tietokulttuuri kannustaa innovaatioihin, luovuuteen ja uusien ideoiden kokeiluun. Ulkoisesti suuntautunut tiedon etsintä & tiedon arvot ja normit: kontrolli ja yhtenäisyys: Tuloskeskeinen: tietokulttuuri korostaa tavoitteiden saavuttamista ja kilpailuetua.

Läs mer om kulturen i datadriven verksamhet

Kunnande

Informationsledning kräver både tekniska och mjuka färdigheter. Kunnande för att leda genom information kan sammanfattas att inkludera ämnesspecifika kunskaper, interaktionsförmåga, ledarskapsfärdigheter, tekniska kunskaper, dataläsfärdigheter, samarbetsförmåga och förmågan att förnya.

Tiedolla johtajan kyvykkyyskartta. Tekstivastine löytyy "Tutustu syvemmin tietojohtamisen osaaminen -linkin takaa"

Läs mer om kunnande i informationsledning

Förmågor

Fördjupa dig i att leda genom information

Ledning av information

Informations-produkter (användningsnivå)

Analytik

Syftet med analytik är att förädla data så att väsentlig information kan utvinnas ur datan och dessutom på ett sätt så att den är lätt att använda. Syftet med rapportering är att göra informationen synlig så att den kan användas smidigt och begripligt som stöd i verksamheten. Olika ledningsbehov, mål och utmaningar lyfter fram olika frågor som kräver olika och varierade lösningar för analytik och rapportering.

Raportoinnin ja analytiikan osa-alueet ja kysymykset. Tekstivastine löytyy linkin "Tutustu syvemmin raportointiin ja analytiikkaan" takaa

Fördjupa dig i rapportering och analytik

Att skapa informationsprodukter (förädling av information)

Utvecklingen av en informationsprodukt (definition, teknisk implementering och driftsättning) är en iterativ process där man klargör rapporteringens informationsbehov, planerar och genomför rapporter samt samlar in feedback om lösningen från slutanvändarna och fortsätter att utveckla informationsprodukten baserat på responsen. Som referensram för processen kan man exempelvis använda den smidiga Scrum-metoden

Utvecklingsstegen för en informationsprodukt inkluderar:

1) Bedömning av informationsbehov (prioritering), som innefattar hantering och beskrivning av behovet, syftet, vad det löser, vem det berör, beroenden.

2) Kravspecifikation och planering, vilket inkluderar utförare, tidsplan, beskrivning av krav, genomförandeplan, nedbrytning i uppgifter, resurstilldelning, hantering av beroenden och riskbedömning.

3) Teknisk genomförande, som omfattar lösningens design, förtydliganden, genomförandearbete, teknisk testning, teknisk validering, testplanering och validering.

4) Testning, vilket inkluderar användartestning av lösningar, användartestning, datavalidering, implementeringsplanering, testplanering och dokumentation.

Läs mer om processen för att skapa informationsprodukter

Rapporter

Med rapporter kan man erbjuda en realtidsbild av situationen samt prognosticerad information i form av siffror och visualiserade diagram. Syftet med visualisering och rapportering av resultaten är att göra den förädlade informationen lättförståelig och användarvänlig. Information hämtas från olika informationskällor till ett rapporteringssystem och rapporteras enligt principen om en enda kontaktpunkt. På detta sätt får användaren se alla relevanta uppgifter från en plats, idealiskt redan sammanställda baserat på roll och tydligt visualiserade.

Lärandeanalytik kan betraktas inte bara ur perspektivet av analytik relaterad till inlärningsframsteg utan även från perspektiv av utbildningsarrangörens ledning och undervisningsanalytik. Utbildningsarrangörens ledning använder lärandeanalytik som stöd för ledning med information. Undervisningsanalytikens grunduppgift är att samla information om undervisningen från hela läroanstalten (makronivå), på examensnivå (mesonivå) och på lärandets nivå (mikronivå). Lärandeanalytik beskriver den studerandes framsteg i lärandet, engagemang i studierna och välbefinnande. Alla dessa nivåer stöder varandra, och framgångsrikt lärande är ett gemensamt mål i alla perspektiv. (OA-projektet, 2023)

Fördjupa dig i rapportering och analytik

Maskininlärning och artificiell intelligens

Maskininlärning och artificiell intelligens kan användas för att till exempel beräkna siffror och indikatorer som kan ligga till grund för att göra prognoser. Sådan prognostiserad information kan användas för att rikta resurser korrekt samt i planeringen, genomförandet och utvärderingen av effekten av verksamheten och för att göra förutsägelser

Material om artificiell intelligens

Matleena Laakso har skapat en omfattande samling tips om hur man kan dra nytta av artificiell intelligens: Tekoäly opetuksessa – linkkejä (padlet.com)
En intressant grupp som hittas på Facebook: TOT Tekoäly oppimisen tukena (facebook.com)
Podcasten Julkinen johtaja och avsnittet Miten tekoäly tukee tiedolla johtamista? (supla.fi)

Informationshantering

Att skapa värde från information förutsätter en informationshanteringsprocess där kunnande inom informationsledning är förmågan att se möjligheterna till förädling. I denna process behövs verktyg och metoder för att kunna hantera informationen på ett ändamålsenligt sätt.

Informationshanteringsmodellen är en beskrivning av informationshanteringen som genomförs i de myndigheters verksamhet som fungerar inom informationshanteringsenheten. Informationshanteringsmodellen hjälper myndigheter att förstå och hantera livscykeln för information och därmed identifiera och hantera även de risker som är associerade med användningen av nya digitala tjänster. Beskrivningarna av informationshanteringsmodellen består av beskrivningar för övergripande arkitektur, det vill säga verksamhetsprocesser, informationssystem och dataresurser (se sidan om övergripande arkitektur och informationshanteringsmodell).

Tiedonhallinnan osa-alueet: keskiössä tiedon ohjaus ja johtaminen - sen osa-alueita metatieto, tiedon laatu, tietoarkkitehtuuri, tietomallit, tietovirrat, tietovarastot ja analytiikka, referenssi- ja mastertieto, tietokannat, tietoturva ja -suoja sekä dokumentit ja sisältö

Tiedonhallintamallin sisältö:
Tietoturvallisuus ytimessä, sen osa-alueet: 1) Tietovarannot (nimike, keskeiset tietoryhmät, sidokset toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin, vastaava viranomainen, käyttötarkoitus, tietoluovutuskohteet, säilytysajat, tietoaineistojen arkistoon siirto, arkistointitapa, arkistopaikka tai tieto tuhoamisesta. 2) Toimintaprosessit (nimike, prosessista vastaava viranomainen, prosessin tarkoitus sekä prosessin sidokset muihin prosesseihin. 3) Tietojärjestelmät (nimike, vastaava viranomainen, käyttötarkoitus, liittymät muihin järjestelmiin ja tiedonsiirtotavat)

Läs mer om ledning av information

Fördjupa dig i informationshanteringmodellen

Produktion av information

Att producera information omfattar allt skapande av ny information och förädling av befintlig information. Den information som produceras kan vara data som genereras digitalt eller information som uppstår genom delning av erfarenheter eller innovation. Även utförandet av olika analyser och studier är en form av informationsproduktion. Den producerade informationen kan vara kvantitativ (numerisk) eller kvalitativ (text eller bilder).

För digitalt producerad information har registrering av data stor inverkan på informationskvaliteten och därmed på informationens användbarhet. Det är väsentligt att definiera tydliga handlingsanvisningar för informationsproduktion. Att definiera dessa regler och övervaka efterlevnaden av instruktionerna är viktigt för att organisationen ska ha tillgång till korrekt och högkvalitativ information som stöd för beslutsfattandet.

Läs mer om datasystem och registrering av data

Lagring av information (dataplattform)

Utbildningsarrangörerna behöver ett datalager för att behandla, sammanställa och överföra data från olika källor till informationsskrivbord. En helhetsinriktad informationshantering kräver ett centralt datalager där spridd data i olika system integreras till en helhet från vilken informationen kan analyseras och delas i form av olika indikatorer, rapporter och visualiseringar.

Arkitektur för datalagring och rapportering:

1) Startsystem, varifrån data förs till datalager.

2) Datalagring, som har tre områden: laddningsområde för datalager, det egentliga datalagret EDW (Enterprise Data Warehouse) och Data Mart, rapporteringsgränssnitt.

3) Data distribution och visualisering, till exempel PowerBI. Hit kommer data både från datalagren och från slutanvändarnas egna datakällor. De första stegen är datalagring (data warehousing) och det senare steget är att utnyttja data för affärsintelligens (Business Intelligence, BI).

Läs mer om lösningsarkitektur för datalagring och rapportering

Hantering av datapipeline

Hantering av datapipeline innefattar delområden inom datahantering (eng. data management) såsom:

Datainsamling och integration:
Putsning, validering och modifiering av data
Datalagring:
Överföring av data
Datahantering
Övervakning och optimering av prestanda:
Underhåll och skalbarhet

I detta sammanhang innefattar hantering av datapipeline även datastyrning (data governance), vilket hänvisar till organisationens verksamhetsmodeller, policyer, regler, processer och system som är nödvändiga för att säkerställa datakvalitet, tillgänglighet, säkerhet, integritet och dataskydd under hela dess livscykel. DAMA-referensramen beskriver heltäckande områdena inom datahantering och datastyrning.

Data governance -pyramidi: pohjalla 1) Pohjatoimenpiteet: tietosuojelu: yksityisyys, tietoturva, riskien hallinta; metadatan hallinta; tiedon laadun hallinta. 2) Elinkaaren hallinta, johon kuuluu: 3) mahdollista ja ylläpidä: big data säilytys, tietovarastot, master datan hallinta, data storage & operations, lähdetiedon hallinta, data integration & interoperability. 4) käytä ja korosta: data science, tiedon visualisointi, tiedon rahallistaminen, ennustava analytiikka, master datan käyttö, business intelligence, asiakirjojen ja sisällön hallinta 5) suunnittele: arkkitehtuuri, mallintaminen, design

Kärndata/masterdata

Hantering av kärndata (eng. Master Data Management, MDM) innebär att man hanterar och harmoniserar centrala affärsdata inom en organisation. Målet är att säkerställa att alla delar av organisationen använder och delar konsekventa, precisa och aktuella uppgifter, vilket minskar riskerna för fel och dubletter.

Övergripande arkitektur och informationshanteringmodell

Modellering av data (informations- och begreppsmodeller)

I datamodellering finns flera olika nivåer som används för att beskriva informationsstrukturer i datasystem och deras relationer från olika perspektiv och med olika precision. Dessa nivåer inkluderar:

Konceptuell nivå: Detta är den högsta abstraktionsnivån i datamodellering. I konceptuell modellering fokuseras på affärsperspektivet och de viktigaste begreppen samt deras relationer inom organisationens kontext. En konceptuell modell är vanligtvis teknikoberoende och syftar till att beskriva affärsinformationens struktur på ett så förståeligt sätt som möjligt.
Logisk nivå: I logisk modellering specificeras strukturerna från den konceptuella modellen mer detaljerat, men fortfarande utan konkret koppling till specifik databasteknologi eller lagringsformat. Den logiska modellen innehåller entiteter (dvs. dataobjekt som ”Kund”), deras attribut (egenskaper som ”studentnummer”) och relationer mellan entiteterna. Den logiska modellen kan presenteras exempelvis som ett entitet-relationsschema (Entity-Relationship Diagram, ERD).
Fysisk nivå: På den fysiska nivån definieras hur de logiska modellernas strukturer konkret implementeras i det valda databassystemet. Här beaktas databasteknologins särdrag, som indexering, databasnormalisering, definition av tabeller och kolumner samt fysiska lagringsstrukturer. Den fysiska modellen är alltså utformad för att optimera prestanda, lagringseffektivitet och dataintegritet i en konkret databasmiljö. Till exempel är Power BI-datamodellen en fysisk datamodell.

Läs mer om datamodelleringens olika nivåer

Läs mer om begreppsmodellering

Teknologi (databaser, molntjänster)

Med teknologi relaterad till data avses hårdvara, mjukvara, metoder och standarder som används för insamling, lagring, behandling, analys och delning av data.

Databashanteringssystem (DBMS): System för att skapa, underhålla och hantera databaser som möjliggör lagring och återhämtning av data på ett strukturerat sätt.
Dataanalys- och Business Intelligence (BI)-verktyg: Programvara och plattformar som omvandlar rådata till meningsfull och användbar information för affärsanalytiska ändamål.
Big Data-teknologier: Verktyg och metoder för att hantera extremt stora datamängder och komplexa datasystem, där traditionella datahanteringsmetoder inte räcker till.
Molntjänster: Plattformar och infrastruktur som tillhandahåller datalagring, databearbetning och mjukvarutjänster över internet, vilket möjliggör skalbarhet och flexibilitet.
Dataintegrations- och ETL-verktyg (Extract, Transform, Load): Programvara som hjälper till att sammanföra data från olika källor, omvandla den till ett enhetligt format och ladda den i ett målsystem.
Säkerhets- och integritetsteknologier: Tekniska lösningar som skyddar data från obehörig åtkomst och garanterar integritet och konfidentialitet av informationen.
Artificiell intelligens och maskininlärning: Tekniker och system som möjliggör att maskiner kan lära sig från data och utföra uppgifter som traditionellt kräver mänsklig intelligens.
IoT (Internet of Things)-teknologier: Nätverk av fysiska objekt (”saker”) som är utrustade med sensorer, mjukvara och andra teknologier för att ansluta och utbyta data med andra enheter och system över internet.

Informationssystem

I pedagogisk informationsledning används data från olika system för att stödja planering och beslutsfattande. Valigen använda informationskällor inom informationsledning inkluderar, förutom lärmiljöer och studieadministrationssystem, även system för ekonomi- och personaladministration samt nationella dataresurser.

Fördjupa dig i datasystem och registrering av data

Informationsresurser

Den information som främst används inom lärandeanalytik genereras och registreras i utbildningsarrangörernas egna system. Internt samlas information till exempel från studieadministrationssystem och digitala lärmiljöer. Information som samlas in från externa källor kan inkludera KOSKI- och ePUK-rapporter. Den studerande, undervisande- och handledande personal samt ledningen för utbildningsarrangören skulle dock dra nytta av nationell jämförelseinformation producerad från en bredare databas. Genom att kombinera utbildnings- och kompetensdata från olika dataresurser skulle data från nationella informationsesurser göras mer tillgänglig.